Asiakasrekisteri
Tämä seloste koskee hoitosuhteessa syntyviä asiakastietoja. Ne ovat terveystietoja, eli erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, joita suojataan tavallista henkilötietoa tiukemmin.
Kun palvelu on järjestetty Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen (Pohde) palvelusetelillä, asiakastietojen rekisterinpitäjä on Pohde. Kotihoito Herttuatar käsittelee tietoja silloin Pohteen lukuun, ja tietojen luovuttamisesta päättää Pohde. Pohteen tietosuojaselosteet löytyvät Pohteen verkkosivuilta.
Kun asiakas maksaa palvelun itse, rekisterinpitäjä on Kotihoito Herttuatar.
Asiakastietoja käsitellään kotihoidon palvelun järjestämiseksi, toteuttamiseksi, seuraamiseksi ja laskuttamiseksi, sekä palvelun laadun ja asiakasturvallisuuden varmistamiseksi.
Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, ei asiakkaan suostumukseen. Asiakas ei siis voi peruuttaa käsittelyä peruuttamalla suostumuksen, koska sitä ei ole pyydetty käsittelyn perusteeksi.
Keskeiset säädökset ovat
Rekisterissä käsitellään
Rekisteri sisältää terveystietoja, jotka ovat erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, hänen omaiseltaan tai edunvalvojaltaan, Pohteelta palvelusetelillä järjestetyssä palvelussa, asiakkaan hoitoon osallistuvilta terveydenhuollon toimijoilta asiakkaan suostumuksella sekä henkilöstön omista kirjauksista.
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuen, esimerkiksi asiakkaan hoitoon osallistuvalle terveydenhuollon yksikölle tai viranomaiselle, jolla on lakiin perustuva oikeus saada tiedot. Omaiselle tietoja annetaan vain asiakkaan suostumuksella.
Asiakastiedot kirjataan Hilkka-asiakastietojärjestelmään. Palvelusetelillä järjestetyn palvelun tiedot kirjataan lisäksi Pohteen Lifecare-potilastietojärjestelmään, josta ne tallentuvat Kanta-palveluihin.
Asiakastietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Asiakasasiakirjojen säilytysajat perustuvat lakiin, eivät rekisterinpitäjän omaan harkintaan. Tietoja ei siis poisteta pyynnöstä, jos laki velvoittaa säilyttämään ne.
Säilytysajat määräytyvät asiakastietolain (703/2023) liitteen mukaan. Säilytysajan päätyttyä asiakirjat hävitetään luotettavasti.
Asiakastietoja käsitellään sähköisissä asiakastietojärjestelmissä, joihin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.
Asiakastietojärjestelmässä käyttöoikeuksia rajataan eri käyttöoikeusluokilla, jotta asiakastietoihin pääsevät vain ne, jotka niitä työssään tarvitsevat.
Jokainen työntekijä on salassapitovelvollinen, ja velvollisuus säilyy myös palvelussuhteen päätyttyä. Työntekijät perehdytetään tietosuojaan, ja he vahvistavat perehtyneensä tietosuojaohjeeseen allekirjoituksellaan saadessaan käyttäjätunnukset.
Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu, ja saada niistä jäljennös. Pyynnön voi tehdä yhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa, ja pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista.
Asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käsitellyt tai katsellut hänen tietojaan. Pyynnön voi tehdä yhteyshenkilölle.
Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisemista. Hoitoa koskevaa ammatillista arviota ei muuteta, mutta asiakkaan eriävä näkemys voidaan kirjata.
Oikeus tietojen poistamiseen ja käsittelyn vastustamiseen ei koske käsittelyä, joka perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Palvelusetelillä järjestetyn palvelun tietoja koskevat pyynnöt käsittelee rekisterinpitäjänä Pohde. Ohjaamme pyynnön tarvittaessa oikeaan paikkaan.
Palvelun laatuun tai kohteluun tyytymätön asiakas voi tehdä muistutuksen. Menettely on kuvattu omavalvontasuunnitelmassa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevan valituksen voi tehdä tietosuojavaltuutetun toimistoon. Palvelun valvonnasta vastaa Lupa- ja valvontavirasto.
Työntekijä ilmoittaa havaitsemastaan tai epäilemästään tietoturvaloukkauksesta viipymättä vastuuhenkilölle. Jos loukkaus voi vaarantaa asiakkaan oikeudet, siitä ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa ja, jos riski on suuri, myös asiakkaalle. Palvelusetelillä järjestetyn palvelun osalta loukkauksesta ilmoitetaan myös Pohteelle.